1° Leer estas ayudas

2° Revisar el video tutorial

3° Realizar la matrícula web transaccional tipo SIMAT

Clic en el botón Realizar la matrícula web. También puede que el colegio incluya un link de acceso en su sitio web escolar.

Un asistente paso a paso te ayuda a crear tu perfil de acudiente, luego de crear el perfil vas a poder agregar el o los estudiantes acudidos para tener la opción de tramitarles la matrícula.

Una vez inicies el proceso, debes crear el perfil o cuenta del acudiente con clic en el botón "CREAR CUENTA".  Inicialmente te pide, y debes escribir cuidadosa y correctamente, tu documento de identidad del acudiente, sin puntos, solo dígitos y/o letras.

Luego, se piden otros datos como: País de procedencia, tipo de documento, sitio de expedición del documento, nombres y apellidos, dirección, celular, email, contraseña, entre otros. Es similar a como creas una cuenta de correo electrónico.

Atención: El número del celular con solo dígitos, asegúrate que todos los campos estén correctamente digitados de ello depende todo el proceso. Ten en cuenta que estás en el paso de creación de la cuenta del acudiente, por consiguiente en este paso no se escriben datos del estudiante.

Recuerda: Hacerlo bien hecho y la primera vez te ahorrará tiempo.

Terminado el perfil del acudiente prosigue un paso que consiste en asociar el o los estudiantes que el acudiente considerará para tramitarles la matrícula web, en este paso el sistema solicita el documento del estudiante sin puntos, comas o espacios; así lo hace por cada estudiante que se quiera asociar al acudiente.

Una vez has relacionado el o los estudiantes a tramitar su matrícula web, necesitarás salirte o terminar este paso.

Cuando ya tengas creado tu perfil de acudiente, y ya hayas asociado a tu perfil el o los estudiantes a realizarle(s) la matrícula, deberás volver al panel de acceso usando el botón 3° Realizar la matrícula web.  El link al que conduce este botón, también puede estar en el sitio web del colegio. También es cierto que una vez hayas terminado el proceso de relacionamiento de estudiante(s) el sistema te conduce al panel de conexión.  Como podrás apreciar por tres caminos distintos puedes llegar al panel de conexión que permitirá tu acceso como acudiente registrado ante la plataforma para empezar a tramitar la o las matrículas de tus acudidos.

Iniciar sesión, en la plataforma como acudiente, se hace a través de dos campos, el primero es el USER, allí escribes uno de estos tres datos: Correo, Documento o Celular (uno solo, no los tres); el segundo dato es la CONTRASEÑA, al final clic en INICIAR SESIÓN.

Atención: No crees múltiples cuentas, esto es un error y solo conduce a más errores que te harán perder tiempo, la cuenta del acudiente es y debe ser única.

Iniciada la sesión como acudiente, aparece una página donde aprecias el o los estudiantes que te asociaste para la tramitación de la matrícula web.

Date cuenta que, en esa pantalla, se te ofrece un link para agregar otro estudiante si es que acaso se te olvido asociar a algún estudiante de los cuales eres el acudiente.

Hay más links que de pronto te sirva explorar, y hay un link "Actualizar Información", es el link que te permite tramitar el formulario de matrícula web del estudiante, haz clic e inicia el trámite de la matrícula web.

Una vez haz entrado por el link de "Actualizar Información" del estudiante, el sistema deja disponible trece (13) fichas o pestañas, cada pestaña agrupa unos campos del formato de matrícula.

Estas son las fichas o pestañas:

1. DATOS DE IDENTIFICACION
2. NOMBRES Y APELLIDOS
3. DIRECCION DE RESIDENCIA
4. INFORMACION ACADEMICA
5. AFILIACION AL SISTEMA DE SALUD
6. DESPLAZAMIENTO
7. SITUACION SOCIOECONOMICA
8. TERRITORIALIDAD
9. INFORMACION ADICIONAL DE MATRICULA
10. DESARROLLO INTEGRAL Y APRENDIZAJES CON APOYOS
11. SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES (SRPA)
12. FAMILIARES
13. DOCUMENTOS

Debes entrar una a una, en cada una de estas pestañas o fichas y tramitar los campos que se te pidan, es el momento para establecer los valores apropiados y/o corregir o actualizar campos que estén previamente rellenados.

La foto debe ser inferior a 100 Kb y en el video se enseña ¿cómo hacer una fotografía de documento excelente?, allí te damos las herramientas que puedes usar para que la foto quede en proporción 3x4, fondo blanco o transparente y con peso inferior a 100 Kb. La foto puede ser tomada con la cámara del celular y entre menos resolución coloques mejor será. En estas mismas ayudas obtendrás las herramientas gratis y en internet que te permiten hacer la edición gráfica del archivo fotográfico.

A algunos de los campos, que pensamos no estas tan familiarizado con ellos, les hemos colocado unos globitos informativos de color negro, si pasas el apuntador o mouse por encima obtienes una pequeña ayuda textual.

Atención: El documento PDF que guarda todos los papeles, formatos o documentos requeridos por el colegio debe ser conformado en el orden que exija el colegio y todo debe de quedar en un único archivo cuidando el tamaño pues al igual que la Foto tienen restricciones de peso o tamaño cuando se intenta subir a la plataforma, consulta el apartado que habla del tema en estas mismas ayudas.

Al final de cada una de las trece (13 ) pestañas o fichas existen dos botones:

1. "Finalizar Matrícula" y
2. "Actualizar y Seguir"

Como su nombre lo indica el segundo sirve para ir guardando lo que se consigne en el formato y proseguir.

En tanto que el primero Finaliza la matrícula.

Cuando Finalizas la matrícula le estás ordenando al sistema estas acciones:

1. Ya termine el proceso de la matrícula del estudiante en pantalla.
2. Ya puede enviar el formulario del estudiante a la secretaría del colegio para su revisión.
3. Ya no voy a tramitar nada más (y el sistema no te va a dejar tramitar nada más de ese estudiante)

Finalizar matrícula te cierra el paso a la edición de la matrícula y deja en manos del funcionario designado por el colegio el proceso de revisión.

Cuidado con el botón Finalizar Matrícula, si lo ejecutas la plataforma asume que haz terminado el trámite y no te va a dejar seguir actualizando la información pero sí consultar.

Este botón aplica sobre cada estudiante en forma independiente, si es que estás tramitando varios estudiantes, de tal manera que Finalizar la matrícula de uno de ellos no afecta a los otros.

Una vez has “Finalizado” la matrícula, no podrás editarla y del lado del colegio estará un funcionario revisándola, al funcionario se le notifica que está “Finalizada” y lista para la inspección o revisión. Después de la revisión, el funcionario emite un concepto sobre la matrícula, que en esencia es Matrícula Aceptada o Matrícula Rechazada, si es rechazada el funcionario, (y no la plataforma), te va a informar los motivos del rechazo, por ejemplo algo relacionado con la foto o con el documento único PDF, etc. El concepto o estado de la matrícula te llega por email, al email que dejaste en tu perfil de acudiente en el momento de creación del perfil.

1. Director de grupo donde está el estudiante actualmente en el colegio (estudiante antiguo).
2. Secretaría del colegio.
3. Otro personal administrativo que el colegio designe para el proceso de matrículas (debes consultarlo en el colegio).

La fotografía del estudiante puede ser tomada con un celular y debes dejarla en formato JPG a 480×640 ó 600×800 pixeles, en https://www.photoresizer.com/  te ayudan a dejarla como se requiere. Foto con fondo claro tipo documento mirando de frente a la cámara, que te quede similar a como las toman en Foto Japón. Mira el video tutorial para acudientes y estudiantes, allí encontrarás las explicaciones para crear una una foto documento más profesional. Para quitar el fondo recomendamos https://www.remove.bg/. Quitar el fondo es dejarlo en blanco y una vez la tiene en la proporción 3×4 y sin fondo o fondo transparente debes asegurarte de que el peso del archivo es el mínimo y de esta manera pueda ser aceptado por la plataforma, para ello usa esta plataforma que baja el peso a los archivos de imágenes https://tinypng.com/ .

El archivo único PDF que contiene todos los documentos se debe subir con el botón azul “Seleccionar PDF” desde la pestaña o ficha trece (13) y posteriormente, das clic en el botón azul “Actualizar y Seguir”, para que realmente suba a la plataforma. Una vez sube, la etiqueta rojo claro "PDF pendiente de carga" cambia a verde claro. El PDF debe ser un archivo de menos de 2,5 Mb.

Asegúrate que el archivo único PDF contenga todos los documentos y que los mismos conserven el orden solicitado por el colegio. Que sean legibles y repetimos que no exceda los 2,5 Mb.

Sugerencia: Escanea los papeles en escala de grises, juega con los parámetros del scanner o de la App del celular (por ejemplo CamScanner), luego puedes usar la plataforma gratuita https://www.ilovepdf.com/es para unirlos y para disminuir el peso o tamaño del PDF, si no das sobre ¿cómo hacerlo? entonces busca un tutorial de ilovepdf en Youtube.